观众邀请工作的计划包括资料收集与整理的时间安排、不同形式邀请广告或函件的设计安排、发送邀请的时间、经费预算等内容。 

 

控制成本 提前邀请 

 

观众邀请工作一般需要与展览会展位销售工作同步，专业性展览会尤其如此。专业性展览会收集和整理专业观众的信息资料，工作量较大，需要较长时间，一般应配备人员专门负责。其中，信息录入电脑工作还须另行配备人手。 

 

根据展览会的性质，在明确观众定位和邀请形式后，便可进行邀请广告或函件的设计工作。发送邀请的时间因展览会性质不同而有所区别。普通观众参观的展览会，一般在展览会开幕前30天之内发送邀请，或通过媒体发布展览会信息，或针对特定人群发送门票。媒体发布展览会信息的频次，向特定人群发送门票的规模，既要根据需要，也要考虑成本的负担。 

 

专业观众参观的展览会，一般在展览会开幕前50-60天之内展开邀请工作。除通过媒体发布展览会信息外，向专业观众邮寄的邀请函集中于展览会开幕前20天左右时间发出，一般每隔一周发一次，需要发送两至三次。每次邮寄邀请函的内容应有所不同，如第一次可以是请柬式邀请函，第二次可以是告知展览会配套活动具体日程邀请函，第三次可以是附有展位平面图的邀请函。采用电子邮件方式邀请专业观众，一般需要安排三次以上的发送。其每次邀请内容与邮寄邀请内容相似。在邀请函的设计上应注意体现电子邮件的特点。电子邮件邀请函的主题一定要明确，以免被互联网的过滤软件误判为垃圾邮件。采用手机短讯方式邀请专业观众，多安排在展览会开幕前一周和展览会期间发送。一般需要安排三次以上的发送。手机短讯邀请的内容应简明，一般控制在70个字左右。每次短讯邀请的内容应有所侧重，邀请语言多为提示性质，旨在提醒专业观众及时参观展览会。展览会组织机构采用电子邮件或手机短讯方式邀请专业观众，应通过互联网建立或电讯网络建立群发的平台。 

 

善用媒体 有的放矢 

 

邀请普通观众参观展览会，主要是通过传媒发布展览会的信息，从而达到告知普通观众的目的。 

 

除报纸、电台、电视台、网站等大众媒体外，通过展览会所在城市的其它媒体发布广告，如公共汽车车体、楼宇电视、户外路牌、建筑物户外广告牌等，也是告知普通观众的方式。还有通过发送展览会门票的方式传播信息的。 

 

邀请普通观众的信息，主要是告知展览会的展品范围及特点、展览地点和时间等内容。发布信息的时间一般安排在展览会开幕前一周之内，甚至包括展出期间。一般而言，广告投入较多、发布信息较密集、广告和新闻宣传互相配合较好的展览会，对观众影响较大，邀请效果较好。 

 

由于展览会的题材不同，所针对的观众各不相同，选择发布信息的媒体和方式也不相同。如主要针对中老年人和妇女观众的日常生活消费品展览会，一般选择都市类报纸（如展览会在上海，会选择《新民晚报》；在北京，会选择《北京晚报》、《新京报》）或广播电台；如主要针对中产阶层人士和中青年人群中的白领人士的精致生活消费品展览会，可选择有影响的门户网站，还可依托一些相关的俱乐部或联谊会等团体发送门票；如主要针对高消费人群的高端生活用品、奢侈用品展览会，在选择与其定位相匹配媒体发布信息的同时，还需要积累观众个人的信息资料，以便采取邮寄专函或发送手机短讯、网络信函的方式邀请。 

 

展览会邀请专业观众的途径有六：一是，通过媒体发布展览会信息；二是，通过电话邀请；三是，通过邮寄邀请函；四是，通过互联网发送邀请函；五是，通过手机发送邀请短讯；六是，通过参展客商邀请他们的用户。其中，电话、邮寄信函、手机短讯是主要途径。 

 

邀请专业观众的媒体，主要是与展览会题材相关的专业媒体，即行业性或专业性的杂志、报纸或网站。目前，通过网站发布信息的展览会，呈明显上升趋势。通过媒体邀请专业观众的优点是：信息容量较大，信息存留时间长，可对展览会进行深度宣传，展览会信息和媒体信息可产生互动作用。在操作上，对选择的媒体及其发布内容、形式和时间等方面，均需早作策划，包括用展位和媒体互换广告的洽商。 

 

电话邀请是最有效的形式。因可通过语言沟通，知道对方是否前来参观；即便对方不愿意来，也可了解原因。邮寄信函邀请专业观众，仍然是多数展览会采取的方式。其需要展览会组织机构掌握较为丰富的专业观众信息资源。其优点是较为正式和礼貌，令收信人印象深刻，但邮寄信函的费用较高 

 

每年定期举办的展览会，需及时评估上届展览会邀请观众的效果，如认为存在问题，则应在新一接展览会发布信息时进行调整。